Fünf Fragen, mit denen Sie Ihre Zeitfresser selbst finden

Wenn ich in einem Gespräch frage, wie lange etwas dauert, bekomme ich fast immer eine Zahl. Und fast immer ist sie zu klein.

Das ist kein Vorwurf, ich war selbst so. Hätte mich jemand gefragt, wie viel Zeit mich die Dienstplanung kostet, hätte ich „gut eine Stunde die Woche“ gesagt und es ehrlich geglaubt. Die Stunde für den Plan war ja im Kalender. Die Freitagabende standen nirgends.

Deshalb fängt jedes Audit nicht mit Werkzeugen an, sondern mit Zählen. Und deshalb ist der häufigste Fehler beim Thema Zeitsparen, dass jemand von einem Programm liest, es ausprobiert, und nach drei Wochen benutzt es keiner mehr. Vorher wurde nie ausgerechnet, ob das überhaupt die teuerste Stelle war.

Wie finde ich die Zeitfresser in meinem Büro?

Notieren Sie für jeden wiederkehrenden Vorgang vier Angaben — wie oft, wie lange, wer macht es, womit. Häufigkeit mal Dauer ergibt die Stunden pro Woche. Sortiert wird nach dieser Zahl, nicht nach Ärger. Der größte Posten ist fast nie der, über den man sich am meisten aufregt.

Vier Angaben pro Vorgang

Nehmen Sie ein Blatt. Für jeden Vorgang, der Ihnen einfällt, notieren Sie vier Dinge. Nicht mehr, sonst füllen Sie es nicht aus.

1. Wie oft?

   Pro Woche oder pro Monat. Nicht „ständig“.

2. Wie lange?

   Pro Durchgang, ehrlich, nicht im Idealfall.

3. Wer macht es?

   Sie selbst oder jemand anders?

4. Womit?

   Papier, Excel, ein Programm, im Kopf?

Häufigkeit mal Dauer ergibt Stunden pro Woche. Das ist die einzige Zahl, die zählt. Erst wenn sie dasteht, sieht man, was groß ist und was sich nur groß anfühlt.

Die fünf Fragen

Wenn Ihnen nicht einfällt, welche Vorgänge Sie überhaupt aufschreiben sollen, helfen diese fünf. Es sind dieselben, die ich im Gespräch stelle.

• Erzählen Sie mir Ihren Montag. Wann fangen Sie an, was ist das Erste, was Sie anfassen?
• Wann sitzen Sie am Schreibtisch, vormittags oder abends? Was abends passiert, ist fast immer das, was tagsüber liegen geblieben ist.
• Was liegt seit einer Woche auf dem Schreibtisch? Aufgeschobene Arbeit ist meistens unangenehme Arbeit, und unangenehm heißt oft mühsam und wiederkehrend.
• Was machen Sie regelmäßig, das eigentlich jemand anders machen könnte? Und warum macht es niemand anders?
• Was passiert, wenn die Person, die das macht, drei Wochen ausfällt? Lautet die Antwort „dann steht es“, haben Sie zwei Probleme auf einmal gefunden.

Die zwei Fehler, die fast alle machen

Erstens zählt man das, was am meisten nervt, statt das, was am meisten kostet. Die Sache, über die Sie sich jeden Monat aufregen, kostet vielleicht zwanzig Minuten. Die Sache, die Sie gar nicht mehr wahrnehmen, weil sie zum Alltag gehört, kostet drei Stunden.

Zweitens schätzt man zu niedrig. Fast jeder unterschätzt sich, oft um die Hälfte. Der Grund ist banal. Man rechnet die reine Tätigkeit und lässt das Suchen davor weg, die Unterbrechung mittendrin und das Wiedereinsteigen danach.

Und dann?

Sortieren Sie nach Stunden pro Woche, nicht nach Ärger. Nehmen Sie sich den obersten Posten vor und stellen Sie eine einzige Frage. Könnte ich das einer neuen Aushilfe in zehn Minuten erklären?

Wenn ja, lässt es sich wahrscheinlich zum Teil abnehmen. Wenn nein, gehen Sie zum nächsten Posten.

Das ist die ganze Methode. Sie kostet ein Blatt Papier und vier Wochen Aufmerksamkeit. Warum macht sie dann fast niemand?