Der Dienstplan ist nicht Ihr Problem

Mittwochabend, halb acht, Büro der Unterkunft. Der Plan für nächste Woche steht. Qualifikationen geprüft, Ruhezeiten eingehalten, Nachtdienste verteilt, und auch bedacht, wer mit wem gut kann und wer lieber nicht. Eine gute Stunde hat es gedauert. Ich war zufrieden mit mir.

Freitag, kurz vor sechs, klingelt das Telefon.

Ab da ging es los. Liste von oben nach unten durchtelefonieren, die Hälfte geht nicht ran, wer rangeht kann nicht. Nach zwei Stunden stand ein neuer Plan, den ich noch verschicken musste, und am Montag fragten trotzdem drei Leute nach, welcher denn jetzt gilt. Das ging vier Jahre so, über neun Standorte hinweg, und ich habe in dieser ganzen Zeit kein einziges Mal nachgerechnet, was mich das kostet.

Wie viel Zeit kostet Dienstplanung wirklich?

In Betrieben mit Schichtbetrieb kostet Dienstplanung meist zwei bis vier Stunden pro Woche. Der geschriebene Plan macht davon den kleineren Teil aus. Den größeren verursachen Ausfälle und Umplanung, Tauschwünsche, Rückfragen und der Übertrag in die Abrechnung — Arbeit, die niemand einplant und die deshalb in keiner Schätzung auftaucht.

Die Stunde, an die man sich erinnert

Wenn ich heute mit Betrieben durchgehe, wo die Planungszeit hängt, kommt fast immer dieselbe Reihenfolge heraus. Nicht auf die Nachkommastelle, aber der Rang stimmt.

• Ausfälle und Umplanung. Der größte Posten, mit Abstand.
• Der Erstplan. Deutlich kleiner, als fast alle vermuten.
• Tauschwünsche. Einzeln harmlos, in Summe nicht.
• Rückfragen. „Hast du den neuen Plan gesehen?“ mal fünfzehn.
• Übertrag in die Abrechnung. Der stille Posten am Monatsende.

Der Erstplan ist die Arbeit, an die man sich erinnert. Man setzt sich hin, man macht sie, man ist fertig, man hakt sie ab. Die Ausfälle erinnert man nicht als Arbeit, sondern als Ärger — und deshalb tauchen sie in der eigenen Schätzung fast nie auf.

Geplante Arbeit und unterbrechende Arbeit

Der Erstplan ist geplant. Sie entscheiden, wann Sie ihn machen. Sie räumen sich die Zeit frei, Sie haben die Unterlagen da, Sie sind im Thema.

Ein Ausfall ist das Gegenteil. Er kommt Freitag um kurz vor sechs, er reißt Sie aus etwas anderem heraus, und er kostet zusätzlich zur eigentlichen Telefoniererei noch den Weg zurück in das, was Sie gerade gemacht haben. Diesen Weg zurück rechnet niemand mit. Er ist trotzdem da.

Wer jetzt eine Planungssoftware kauft, macht den Erstplan schneller. Der war nie das Problem.

Was tatsächlich hilft

Beim Umplanen lässt sich mehr abnehmen, als die meisten denken. Nur eben nicht der Teil, an den man zuerst denkt.

• Regeln einmal hinterlegen, statt sie jedes Mal im Kopf durchzugehen. Qualifikation, Ruhezeit, wer darf auf welches Objekt, wer arbeitet nicht mit wem. Wenn das einmal steht, fällt beim Umplanen die halbe Denkarbeit weg.
• Verfügbarkeit sichtbar machen. Der teuerste Teil eines Ausfalls sind die Anrufe bei Leuten, die ohnehin nicht können. Wer vorher sieht, wer heute überhaupt infrage kommt, telefoniert halb so viel.
• Änderungen von selbst verteilen lassen. Ein geänderter Plan, der bei allen ankommt, spart die Rückfragen am Montag. Die sind ein eigener Posten, auch wenn sie sich nicht so anfühlen.
• Den Übertrag in die Abrechnung vorbereiten. Am Monatsende noch einmal alles abtippen ist die Sorte Arbeit, für die es Maschinen gibt.

Der Test für Ihren eigenen Betrieb

Nehmen Sie ein Blatt und führen Sie vier Wochen lang eine Strichliste. Zwei Spalten, mehr braucht es nicht. Plan geschrieben und Plan geändert. Bei jeder Änderung ein Strich und die Minuten daneben.

Nach vier Wochen sehen Sie, an welcher Stelle Sie ansetzen müssen. Ich habe das damals nie gemacht. Hätte ich es gemacht, hätte ich vier Jahre lang an der richtigen Stelle gespart.