Prozess-Audit
Dienstplanung automatisieren
Der Erstplan ist in einer Stunde geschrieben. Die restlichen drei gehen für Tauschwünsche, Ausfälle und Telefonate drauf. Wer die Dienstplanung angehen will, muss zuerst verstehen, wo die Zeit wirklich hängt — und das ist selten der Erstplan.
Der Befund
Wo die Zeit im Büro hängt
- Der Erstplan. Wer kann was, wer darf wann, wer will nicht mit wem.
- Tauschwünsche. Jeder einzeln, meist per WhatsApp, oft am Wochenende.
- Ausfälle. Der teuerste Posten. Anrufen, überzeugen, umplanen, allen Bescheid geben.
- Kommunikation. Den fertigen Plan verteilen, Änderungen nachziehen, Rückfragen beantworten.
- Nachweise und Regeln. Ruhezeiten, Qualifikationen, Höchstarbeitszeiten belegen.
- Übertrag in die Abrechnung. Ist-Stunden gegen Plan, Zuschläge, Korrekturen.
Die Zahlen
Eine typische Rechnung
So sieht das aus, wenn man die Vorgänge einzeln durchgeht statt über den Daumen zu schätzen. Ihre Werte kommen aus dem Gespräch.
So rechne ich das
Ist-Aufwand 4,5 h pro Woche. Realistisch zurückzuholen sind 2,5 h.
Beispielrechnung aus typischen Werten. Ihre Zahlen kommen aus dem Gespräch, nicht aus einer Tabelle.
Die Grenzen
Was sich abnehmen lässt — und was nicht
Abnehmen lässt sich die Erstverteilung nach hinterlegten Regeln, das automatische Prüfen von Ruhezeiten und Qualifikationen, das Verteilen des Plans und aller Änderungen an alle Beteiligten, das Sammeln von Wünschen an einer Stelle statt in fünf WhatsApp-Verläufen, der Übertrag der Ist-Stunden in die Abrechnung.
Nicht abnehmen lässt sich die Entscheidung, wen Sie bei einem Ausfall anrufen und in welcher Reihenfolge. Wer heute belastbar ist und wer nicht. Wem Sie eine Zusatzschicht zumuten können, ohne ihn zu verlieren. Das ist Menschenkenntnis, und die bleibt bei Ihnen.
Warum ich
Ich kenne die Branche von innen
Ich habe vier Jahre lang Dienstpläne für eine Einrichtung geschrieben und war im Objektschutz auf der anderen Seite des Plans. Ich kenne beide Perspektiven: die des Planers und die desjenigen, der Freitagabend angerufen wird.
Deshalb rechne ich den Ausfall als eigenen Posten. Die meisten vergessen ihn — dabei ist er der größte.
Häufige Fragen
- Für welche Betriebe lohnt sich das?
- Überall, wo im Schichtbetrieb geplant wird: Sicherheitsdienste, Pflege, Gastronomie, Produktion, Reinigung. Ab etwa fünf Mitarbeitern wird es spürbar.
- Wir planen in Excel. Ist das schlimm?
- Nein. Excel ist oft besser als sein Ruf. Entscheidend ist, was drumherum passiert — die Kommunikation und die Ausfälle. Da liegt die Zeit.
- Wie lange dauert die Umstellung?
- Der Report enthält einen Plan für die ersten vier Tage. Die Umsetzung selbst ist nicht Teil des Audits — was Sie umsetzen, entscheiden Sie.
Der nächste Schritt
Reden wir 45 Minuten
Rufen Sie an oder schreiben Sie eine Mail. Ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag. Das Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
+49 159 01777901 gabriel@stundenmacher.deGabriel-Florian Chiș
Ingolstädter Straße 29 · 85077 Manching
Vor Ort in Bayern — Ingolstadt, München, Regensburg, Augsburg.
Deutschlandweit per Video.
So erreichen Sie mich
Am schnellsten geht es telefonisch. Wenn ich gerade beim Kunden bin, sprechen Sie auf die Mailbox oder schreiben eine Mail — ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag zurück.
Für das Erstgespräch brauchen Sie nichts vorzubereiten. Es reicht, wenn Sie mir erzählen, was bei Ihnen jede Woche liegen bleibt.