Prozess-Audit
KI für soziale Einrichtungen
Der Dienstplan für nächsten Monat ist nicht fertig. Das Reporting an den Auftraggeber liegt seit zwei Wochen. Die Quartalsbestellung müsste raus, und die Unterweisungen sind auch fällig. Ich habe vier Jahre Gemeinschaftsunterkünfte geleitet und kenne diesen Papierberg von innen.
Der Befund
Wo die Zeit im Büro hängt
- Dienstplanung. Qualifikation, Nachtdienste, Ausfälle, Wünsche. Bei mehreren Standorten alles doppelt.
- Dokumentation und Reportings. Dieselbe Struktur, andere Fälle, jedes Mal von Hand geschrieben.
- Behördenkommunikation. Anfragen, Fristen, Nachweise, Wiedervorlagen.
- Belegung und Meldungen. Zu- und Abgänge erfassen, weitermelden, abgleichen.
- Bestellwesen und Lager. Verbrauchsmaterial, Quartalsbestellungen, Inventur.
- Arbeits- und Brandschutz. Unterweisungen, Begehungen, Nachweise, Wiederholungstermine.
- Einarbeitung. Fällt jemand aus, weiß niemand, wie sein Teil läuft.
Die Zahlen
Eine typische Rechnung
So sieht das aus, wenn man die Vorgänge einzeln durchgeht statt über den Daumen zu schätzen. Ihre Werte kommen aus dem Gespräch.
So rechne ich das
Ist-Aufwand 11,5 h pro Woche. Realistisch zurückzuholen sind 6,0 h.
Beispielrechnung aus typischen Werten. Ihre Zahlen kommen aus dem Gespräch, nicht aus einer Tabelle.
Die Grenzen
Was sich abnehmen lässt — und was nicht
Abnehmen lässt sich die Erstverteilung des Dienstplans nach Regeln, das Vorstrukturieren wiederkehrender Reportings, das Finden von Informationen, die längst dokumentiert sind, das Erinnern an Fristen, Unterweisungen und Wiedervorlagen, wiederkehrende Bestellungen, ein internes Nachschlagewerk für Vertretungsfälle.
Nicht abnehmen lässt sich die Einschätzung eines Menschen. Die Entscheidung, was in eine Akte gehört. Das Gespräch mit Bewohnern, mit Angehörigen oder mit dem Auftraggeber, wenn etwas schiefgegangen ist. Und ganz sicher nicht die Verantwortung für die Richtigkeit Ihrer Dokumentation.
Warum ich
Ich kenne die Branche von innen
Von 2020 bis 2024 war ich bei PulsM Verwaltungs- und Einrichtungsleiter in Gemeinschaftsunterkünften. Standortübergreifend als Springer eingesetzt, über 40 Mitarbeitende an neun Standorten koordiniert, verantwortlich für mehrere hundert Bewohnerinnen und Bewohner.
Dienstpläne, Reportings, Dokumentation, Behörden, Lagerhaltung, Quartalsbestellungen, Arbeits- und Brandschutz. Das war mein Tagesgeschäft und nicht ein Kapitel aus einer Broschüre.
Ich habe selbst abends Berichte geschrieben, für die tagsüber keine Zeit war. Das ist der Grund, warum ich das heute mache.
Häufige Fragen
- Sind Sie ausgebildete Pflegekraft?
- Nein, und das behaupte ich auch nicht. Meine vier Jahre kommen aus der Leitung von Gemeinschaftsunterkünften. Was ich kenne, ist die Verwaltung dahinter — Dienstpläne, Dokumentation, Behörden, Bestellwesen, Arbeitsschutz. Die sieht in einem Pflegedienst sehr ähnlich aus, und genau darum geht es im Audit.
- Dürfen Gesundheitsdaten durch solche Werkzeuge laufen?
- In vielen Fällen bewusst nicht, und genau das steht dann im Report. Es bleibt genug Verwaltungsarbeit ohne heikle Daten, bei der sich Stunden holen lassen.
- Wir sind ein kleiner Dienst mit acht Mitarbeitern.
- Genau die Größe. Über 30 Mitarbeitern gibt es meist eine Verwaltungskraft, darunter macht die Leitung alles selbst.
- Ersetzt das unsere Fachsoftware?
- Nein. Es geht um die Arbeit, die neben der Software passiert — und das ist erfahrungsgemäß mehr, als man denkt.
Der nächste Schritt
Reden wir 45 Minuten
Rufen Sie an oder schreiben Sie eine Mail. Ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag. Das Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
+49 159 01777901 gabriel@stundenmacher.deGabriel-Florian Chiș
Ingolstädter Straße 29 · 85077 Manching
Vor Ort in Bayern — Ingolstadt, München, Regensburg, Augsburg.
Deutschlandweit per Video.
So erreichen Sie mich
Am schnellsten geht es telefonisch. Wenn ich gerade beim Kunden bin, sprechen Sie auf die Mailbox oder schreiben eine Mail — ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag zurück.
Für das Erstgespräch brauchen Sie nichts vorzubereiten. Es reicht, wenn Sie mir erzählen, was bei Ihnen jede Woche liegen bleibt.